近年、いろいろな所で話題となっているChatGPTは、中小企業でも使い方次第で業務の効率化などができます。
「ChatGPTを使えば、どのような業務ができるのか？」と興味を持っている担当者もいるでしょう。また「ChatGPTはオンラインで使うが、安全性はどうなのか？」と不安を覚えている方もいるかもしれません。
本記事では、中小企業でChatGPTを活用する方法やChatGPTの学ぶ方法について紹介します。
専門家・セミナー紹介のSAT PROでは、本記事に関連するセミナー 「ChatGPTをビジネスで活かす方法」が公開中です。
目次
ChatGPTとは？
ChatGPTとは、アメリカの人口知能研究所であるOpenAI社が開発した対話型のAIです。
対話型のAIとは、相手の質問に対してインターネット上にアップされている情報から最適なものを学習し、返答するAIです。近年は、企業の公式サイトでも対話型のAIを利用して顧客の質問に対応するところも増えています。ChatGPTも同種のAIと考えれば理解しやすいでしょう。
ChatGPTの「GPT」とは、以下の頭文字を取った造語です。
Generative：生成
Pre-trained：事前学習
Transformer：AIの学習モデル
ChatGPTの特徴は、言語理解や文章生成の能力に優れている点です。質問を入力すれば、まるで生きている人間が答えているかのように、流ちょうな文章が返ってきます。
ChatGPTが発表されると2ヶ月で月間アクティブユーザー数が1億人を突破しました。世界的に利用者がいるSNSのInstagramやTikTokでもユーザーが1億人を突破するまでに半年以上かかっていますので、いかにすごい数であるかが分かるかと思います。
また、日本ではアメリカ、インドに続いてアクティブユーザーが多く、約100万人以上がアクティブユーザーとしてChatGPTを活用しています。
ChatGPTを中小企業で活用する方法
ChatGPTが発表されると多くの方が注目し、活用方法がSNSやブログ、動画サイト等で次々と発表されていきました。「文章を生成してもらえる」「プログラミングを作ってもらえる」といった、活用方法を聞いたことがある方もいるでしょう。
ChatGPTに質問して、答えてくれる回答の種類には以下のようなものが挙げられます。
- 文章の生成
- 翻訳
- 案件の要約
- 数字の集計や分析
- コピーライティング
- プログラミングコード生成
ここでは、中小企業の業務を効率化するためにChatGPTを活用する方法事例を紹介します。
文章生成
ChatGPTを利用すれば、目的に応じた文章を生成してもらえます。
例えば、「××という内容で、文章を生成したほしい」とChatGPTに入力すれば、それに相応しい文章をインターネット上から情報を集めて生成してもらえます。
ビジネスメール、提案書、文章の要約など、さまざまな文章生成を行ってもらえるので、今まで文章生成に使っていた時間を大幅に短縮できるでしょう。
一例を挙げると、会議の内容をメモしておき、後でそれをChatGPTに打ち込んで「内容を要約してほしい」と質問をすれば、議事録のように体裁を整えてもらえます。 会議の議事録作成は重要な仕事ですが、会議の数が多いほど通常の業務を圧迫する場合もあるでしょう。
また、英語をはじめとする多言語も翻訳してもらえます。すごく正確な翻訳というわけではありませんが、意味をつかむ程度ならば十分です。近年は仕事がグローバル化し、取引先が海外の会社、という中小企業も珍しくありません。正式な文章ならば専門の翻訳家への依頼が必要ですが、メールや問い合わせならばChatGPTでも十分な場合もあります。
検索エンジンのかわりに使う
ChatGPTは、検索エンジンのかわりにも使えます。
「××とは？」という質問をすれば、インターネット上の情報を収集し、最適な答えを返してくれますGoogle等を利用しても同じように検索が可能ですが、いくつも参考サイトがヒットしたりいろいろな意見があったりすると、それらを確認して要約するだけでも時間がかかります。
しかし、ChatGPTを通すだけで、AIが意見を検索して最もわかりやすい回答をまとめてくれるので、業務を大幅に効率化できるケースもあるでしょう。
表作成を行ってくれる
ChatGPTを利用すればエクセル等で利用できる表も作成できます。
エクセル等で表を作成するのは、手間がかかることも珍しくありません。特にインターネットを活用して数値を調べ、比較して表を作るのは手間もかかるでしょう。
しかし、ChatGPTを利用すれば調べてほしい題材を質問形式で入力すれば、表の形で出力してくれます。それをコピー&ペーストすれば、表を作成する労力を大幅に減らせます。
このほか、数値と項目を入力しても表を作ってくれるので、報告書等作る効率を大幅にアップできるでしょう。
ChatGPTを使用する際の注意点
ChatGPTは、文章作成のサポーターとして大変心強い存在ですが、個人情報を含むインターネット上に情報が開示されていな情報は出力できません。また、出力される情報が最新ではない可能性があります。例えば、法律の改定などには対応できない場合があります。
また、ChatGPTは万能ではありません。全く見当違いの情報を使ってそれらしい文章を生成してしまう可能性もあります。それをそのまま掲載してしまうと、企業の信頼を落とす恐れもあるでしょう。
例えば、最新情報が足されていない場合などは問題ありませんが、正しい情報のソースを常に手元において確認しておく必要があります。
意外にメジャーな情報でも対応していない場合があるので気を付けましょう。
ChatGPTはSAT PROで勉強できる
ChatGPTは独学で勉強することも可能です。ITに精通している人ならば、自分でChatGPTに触りながら、質問のコツなどを身につけていけるでしょう。
しかし、ITに不慣れな方やAIを初めて利用する場合は、マニュアルがないと短時間でChatGPTを使えるのようになるのは難しいでしょう。 ChatGPTを学べる講習会などもありますが、受講のタイミングが取れないなど利用しにくい会社もあります。
そのような場合は、ChatGPTの扱いに詳しい講師を招いてレクチャーしてもらう方法が有効です。しかし、地域によっては講師を見つけるのが難しい場合もあるでしょう。
そんな時は、SAT PROがおすすめです。SAT PROにはさまざまなジャンルの専門講師が登録されており、その中にはChatGPTについての講習を実施可能な講師もいます。1度きりの講習や複数回の講習など講習形態も含めてお気軽にご相談ください。
まとめ：ChatGPTを賢く使って業務を効率化しよう
ChatGPTを上手に使えば今まで時間がかかっていた業務が大幅に効率化できます。特に、事務作業に時間がかかっていて本来の業務に支障が出ている場合は、ChatGPTのサポートを受けることで、大幅に業務を効率化できるでしょう。
SAT PROを利用して、講師を見つけて使い方をレクチャーしてもらえれば社内への一斉導入もスムーズにいく可能性が高いです。ぜひ、検討してみてください。